Làm việc hiệu quả: 5 bước để hoàn thành mọi thứ

Nếu bạn muốn tu chỉnh những thói quen làm việc của mình, chúng tôi đề xuất bạn hãy ngay lập tức đọc cuốn sách “Getting Things Done” (tựa tiếng Việt: OK mọi việc) của David Allen. Còn bây giờ, để tiết kiệm thời gian, có vài ý nhỏ quanh những ý tưởng chủ đạo trong cuốn sách của Allen có thể kể ra dưới đây và bạn có thể ứng dụng nó ngay trong công việc đấy.

1-2

3-4-5
http://gettingthingsdone.com/fivesteps/

 

1. Ghi (Capture)

Sử dụng sổ tay, công cụ quản lý công việc trực tuyến, một hộp thư tự làm, hay bất kì cách gì bạn thích để biết ra những gì đang phân tán sự chú ý của bạn. Tất cả các công việc – dù lớn nhỏ, dù riêng tư hay việc công ty, dù thực tế hay mơ mộng – những dự án, những kế hoạch, những việc cần làm đều cần ghi lại. Như David Allen đã làm, ông thu thập bất kì điều gì gây sự chú ý với ông. Bạn cần đưa tất cả những lộn xộn ra khỏi đầu và sắp xếp chúng theo trật tự nào đó trước khi bạn có thể thực sự có kết nối với nó.

2. Làm rõ (Clarify)

Giờ thì bạn đã thu thập và ghi lại chúng ở nơi đáng tin cậy, đến lúc để tìm hiểu xem chúng thực sự có ý nghĩa gì. Nhìn lại điều gì đó trong những điều bạn thu thập thử xem, bạn sưu tập và ngẫm nghĩ “liệu có thể làm điều này không?”, nếu không hoặc chưa đúng lúc, bạn có thể quyết định từ bỏ nó hoặc lưu trữ để tham khảo sau. Nếu câu trả lời là “Có”, bạn có thể quyết định đâu là bước tiếp theo bạn cần làm để có thể hoàn thành công việc. Nếu nó chỉ cần chừng 2 phút, bạn có thể làm nó ngay. Nếu không, có thể giao việc cho ai đó phù hợp, hoặc là đặt nó vào danh sách những việc bạn sẽ làm khi có thể.

3. Tổ chức (Organize)

Đến lúc tăng tốc rồi đấy. Khi bạn có quá nhiều thứ trên bàn, không có gì lạ thường nếu bạn chỉ bắt đầu làm ngay mà không dành thời gian để ngồi xuống và sắp xếp lại cho bài bản. Tuy nhiên, bằng cách ưu tiên sắp xếp thời gian, bạn có thể giải quyết các công việc của mình được nhanh hơn. Hãy tạo ra một series danh sách và chia chúng thành các nhóm nhiệm vụ, chẳng hạn, những email cần gửi đi, những người cần gọi, những bài báo cần viết. Nếu có một việc cần nhiều bước, vậy thì hãy chẻ nhỏ nó ra thành nhiều phần để dễ làm hơn.

advanced-gtd

4. Suy xét lại (Reflect)

Những danh sách đã được sắp xếp lại thì cũng ổn rồi đó, nhưng nếu bạn không xem xét lại chúng thường xuyên, bạn sẽ chỉ là người đam mê lập danh sách, dù chúng chả mang lại chút năng suất nào. Hãy nhìn lại những danh sách cũng mình thường xuyên. Điều này cần thiết để giúp bạn nhìn ra đâu là điều cấp bách nhất mà bạn cần làm tiếp theo. Thường xuyên suy xét lại, đánh giá lại sẽ giúp bạn có thể sắp xếp ưu tiên được đúng đắn hơn, tránh những nỗi lo không đáng có từ danh sách những việc lẽ ra bạn đã có thể hoàn thành trước đó nhiều tuần.

5. Kết nối (Engage)

Cứ làm đi! Bạn vừa thiết lập một hệ thống tuyệt vời để giúp bạn có thể làm việc với năng suất tối ưu. Giờ thì hãy khai thác nó hiệu quả. Đánh dấu những việc đã hoàn thành sẽ giúp bạn có đạt cảm giác hoàn thành mỗi ngày, và để chắc chắn rằng bạn đang tăng tốc hoàn tất công việc của mình như thể không ai khác có thể làm được chuyện ấy. Đừng quên, một chút cảm giác rùng mình sung sướng khi có những chiến thắng nhỏ – những thành tựu nhỏ mà bạn đạt được, và có khi trước khi bạn nhận ra thì nó đã giúp bạn hoàn thành mọi chỉ tiêu, và lúc đó bạn vẫn có dư dả thời gian cho cuộc sống riêng của mình.

Minh Nhật
dịch từ Blinkist

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s

Powered by WordPress.com.

Up ↑

%d bloggers like this: