5 Whys và cách nghĩ “Làm sao để tốt hơn?” trong giải quyết vấn đề

Trong 1 chương trình đào tạo về lập kế hoạch tài trợ dành cho tổ chức phi lợi nhuận, mà sau này tôi thấy cũng cần thiết với cả doanh nghiệp, chị hướng dẫn người Đức sử dụng mô hình ‘5 Whys’ tức 5 lần đặt câu hỏi tại sao để giúp giải quyết vấn đề. Trong mấy ngày vừa rồi khi ngẫm nghĩ về vấn đề cần giải quyết, dù cuối cùng không dùng cách này, nhưng nhớ đến nó và thấy cũng hay nên thấy cần viết lại để khi cần lại có dịp đọc và nhắc nhớ.

Mục đích của ‘5 Whys’ là để gợi lên sự thay đổi một cách cụ thể, tức những hành động cụ thể nào có thể thực hiện để tạo nên những thay đổi mong muốn, ngoài ra, nó còn giúp truyền đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu và có tính dài hạn, nhân – quả giữa những cái được nêu ra. Mỗi cái ‘Why – Tại sao?’ sẽ có một ý nghĩa khác nhau. ‘5 Whys’ cũng là công cụ vừa đơn giản vì nó có thể giúp nhanh chóng tiếp cận đến cái cốt lõi của vấn đề, nhưng cũng phức tạp vì đi sâu trả lời từng câu hỏi là hàng loạt câu hỏi khác khó khăn không kém. Tuy nhiên nó hữu ích và rất cần được biết đến nhiều hơn.

Khi một vấn đề được nêu ra, giả định rằng vấn đề ấy là quan trọng nhất cần giải quyết (còn cái nào quan trọng nhất nó tùy do cách nhìn nhận và những đánh giá hợp lý dựa trên số liệu quá khứ và cảm nhận của mình lúc đó), thì ‘5 Whys’ lần lượt có thể sẽ là:

  • Why 1: cụ thể hóa 1 vấn đề đang bàn tới. Nó nhằm giải thích lí do gì vấn đề xảy ra.
  • Why 2: cụ thể hóa từng lí do ở Why 1. Nó nhằm chỉ ra hiện trạng, cái ta và nhóm đối tượng hướng đến đang làm dẫn đến vấn đề trên.
  • Why 3: cụ thể hóa từng hiện trạng ở Why 2. Nó nhằm hiểu lí do gì dẫn đến hiện trạng ở Why 3.
  • Why 4: cụ thể hóa từng hiện trạng ở Why 3. Nó nhằm chỉ ra cách hành xử hiện tại của mình và nhóm đối tượng đang hướng đến dẫn đến các hiện trạng ở Why 4.
  • Why 5: cái cần thay đổi.

Trước khi đi đến cách giải quyết, với mỗi cái Why, ta sẽ mô tả được hiện trạng một cách cụ thể, vốn là những lí do dẫn đến vấn đề đang được tiếp cận. Khi mô tả hiện trạng, ta sẽ sử dụng các từ phủ định, tức những điều cần thay đổi chưa xảy ra. Sau đó, để giải quyết, chị người Đức đề nghị tất cả các câu đã viết đổi thành khẳng định toàn bộ, tức điều cần thay đổi đã xảy ra. Lúc này, tất cả các lí do trở thành hướng thay đổi. Trong đó

  • Why 5 trở thành mục tiêu cụ thể cần đạt được
  • Từ Why 4 đến Why 1 vừa là kết quả đạt được, vừa là gợi ý để thực hiện các hoạt động khác nhằm đạt được kết quả ở các bậc cao hơn. Tức một kết quả ở Why 4 trở thành một gợi ý để thực thi các hành động để có kết quả ở Why 3 và cứ thế cho đến khi vấn đề được giải quyết.

Bạn có thể xem thêm ví dụ về việc tìm hiểu cách để nâng cao chất lượng hoạt động gây quỹ cho NPOs ở phía Nam với vấn đề nêu ra là ‘Nhà tài trợ không có đủ thông tin’ như trong file đính kèm: http://bit.ly/2gY5RlU

 

một mẫu phân tích 5 Whys

 

 

Related image
một tình huống dùng 5 Whys trong kinh doanh

 

 

một tình huống dùng 5 Whys trong sản xuất

Ở đây, ngoài chuyện nói về vấn đề, tôi xin bàn thêm một chuyện khác. Tôi khuyến khích cách nghĩ ‘làm sao để có thể tốt hơn’. File mà bạn xem ở trên có được từ cách nghĩ này.

 

Trong lúc mọi người đang chăm chú vào sắp xếp các ý bằng giấy ghi chú và gần như đã làm xong, tôi sử dụng máy tính và lưu lại thành một file như trên để tiện lưu trữ và thuận lợi cho hoạt động đào tạo sau này nếu cần. Việc làm lại và có phân loại để dễ nhớ giúp tôi nhớ lâu hơn và có thể dễ dàng tra cứu khi cần. Với một hoạt động đào tạo dạng workshop, thiên về thực hành, ít ghi chép, đôi khi ta sẽ quên những điều được hướng dẫn và chỉ nhớ những hành động cụ thể chứ không nhớ cái tổng quát, cái mà tôi cho là quan trọng hơn. Cách nghĩ ‘làm sao để có thể tốt hơn’, trong trường hợp này, ứng dụng vào việc hệ thống hóa lại thông tin, chọn lọc những cái cần, cái không cần (theo ý mình) ngay tại lúc người tham gia đang thực hành, bị cho là không cần thiết. Nhưng khi nhìn lại họ mới hiểu được lí do mình làm và ý nghĩa của nó, cùng với đó là sự trân trọng với nó. Toàn bộ người tham dự cũng đã đề nghị được nhận file hệ thống hóa lại này thay vì ghi chép hoặc chụp ảnh lại.

Khi đã tiếp cận được với vấn đề và có nhiều hướng giải quyết, việc hệ thống hóa thông tin rất cần thiết. Bằng cách này, ta không những suy nghĩ được logic, mạch lạc hơn mà vấn đề và hướng giải quyết sẽ được sắp xếp để dễ hiểu, nhiều người cùng tiếp cận và nhanh xúc tiến để giải quyết hơn. Ngoài ra, ta có thể nhìn thấy được những mối quan hệ (nếu có) giữa các cách giải quyết với những vấn đề, kết quả bởi cùng 1 cách có thể mang đến nhiều kết quả khác nhau. Việc này cũng giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tài chính. Quan trọng hơn, cách nghĩ ‘làm thế nào để tốt hơn’ giúp ta luôn hướng đến những cách thức khác mới mẻ, bớt bị gò bó trong những cái đã qua, hay kể cả với một cách làm cũ, cách nghĩ này cùng với khả năng phân tích và tổng hợp (cần được thường xuyên rèn luyện) sẽ giúp ta được ra được những cải tiến phù hợp, nhỏ thôi nhưng có hiệu quả, thậm chí tức thì.

Giải quyết vấn đề thế nào thực ra cũng không trả lời bằng lý thuyết, một gợi ý suông được. Phải bắt tay vào làm mới biết và cứ thế liên tục điều chỉnh. Ít nhất lúc này, chúng ta cùng biết có 1 cách như trên để có thể tiếp cận, sử dụng khi có vấn đề cần giải quyết.

Minh Nhật

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

Powered by WordPress.com.

Up ↑

%d bloggers like this: